Evidența flotei în Excel sau în software: când nu mai ajunge Excel-ul?
Pentru două-trei vehicule, un fișier Excel poate fi suficient. Problemele apar când numărul de scadențe crește și mai mulți oameni trebuie să lucreze pe aceleași date.
Răspuns scurt
- Excel ajunge dacă ai câteva vehicule și o singură persoană care ține evidența.
- Nu mai ajunge când o scadență ratată costă: Excel nu te avertizează singur, decât dacă îl configurezi tu.
- Nu mai ajunge nici când mai mulți oameni editează același fișier, fiindcă apar versiuni diferite.
- Un software de flotă adaugă alerte, istoric pe vehicul, foi de parcurs și costul pe kilometru, fără formule scrise de mână.
Excel și software, pe nevoi
Comparație pe nevoile unei flote
| Nevoie | Excel | Software de flotă (4fleet) |
|---|---|---|
| Alerte înainte de expirarea actelor | Doar dacă le construiești singur | Da, în aplicație |
| Mai mulți utilizatori pe aceleași date | Risc de versiuni diferite | Un singur set de date |
| Istoric de service pe vehicul | Manual, într-o filă | Lucrări cu manoperă și piese |
| Foi de parcurs cu consum normat | Formule scrise de tine | Da |
| Cost pe vehicul și pe kilometru | Formule scrise de tine | Da, raport pe vehicul |
| Cost | Gratuit, plus timpul tău | De la 1 € pe lună |
Semne că ai depășit Excel-ul
- Ai aflat de o expirare după ce a trecut data.
- Nu știi care e ultima versiune a fișierului.
- Nu poți spune rapid cât a costat un vehicul într-un an.
- Foile de parcurs stau pe hârtie și se pierd.
Ce NU rezolvă un software de flotă
- Nu localizează vehiculele: 4fleet nu are GPS.
- Datele rămân cele introduse de echipă; software-ul nu le corectează.
Cum te ajută 4fleet
- Documentele fiecărui vehicul, cu alerte în aplicație înainte de expirare.
- Service, alimentări (litri, cost, km), foi de parcurs și cost pe kilometru într-un singur loc.