Los vencimientos que una flota en Ecuador debe controlar
Carros de empresa, camionetas de trabajo y unidades de reparto tienen sus propias fechas. Estas son las que conviene no dejar en una hoja de cálculo.
SOAT
El seguro obligatorio de accidentes de tránsito se renueva cada año con la aseguradora. Guarda la póliza en la ficha de cada placa y anota su fecha de vencimiento.
Matrícula vehicular
La matrícula se renueva cada año ante la Agencia Nacional de Tránsito (ANT). Registra su vencimiento con anticipación, para que ningún vehículo circule con el documento vencido.
Revisión técnica vehicular
La RTV se realiza en un centro autorizado, y su periodicidad depende del tipo y la antigüedad del vehículo. Anota el certificado y su vencimiento en la ficha de la unidad.
Licencia de conducir
Cada chofer necesita una licencia vigente para la categoría del vehículo que conduce. Su fecha de vencimiento va en la ficha del chofer, junto a la unidad que tiene asignada.
Mantenimiento periódico
Defines un intervalo de mantenimiento en meses para toda la flota, no por vehículo. 4fleet te avisa dentro de la aplicación cuando toca una revisión y guarda el historial de cada intervención.
Gastos y comprobantes
Asocia cada compra de gasolina, cada repuesto y cada hora de taller a la placa correspondiente. Así el costo por vehículo sale de tus registros, no de una estimación.
Cómo empezar con 4fleet
Registra tus vehículos
Anota la placa, la marca, el modelo, el año y el kilometraje de cada unidad. Con unos minutos basta para una flota pequeña.
Asigna choferes y vencimientos
Vincula cada vehículo con su chofer y registra la fecha de vencimiento de su licencia. Carga el SOAT, la matrícula y la revisión técnica con su fecha. Los avisos aparecen antes de cada vencimiento.
Registra gastos y recorridos
Anota cada carga de combustible, cada reparación con sus líneas y montos, y cada hoja de ruta. 4fleet calcula el costo por vehículo y por kilómetro a partir de esos registros.
Qué hace 4fleet hoy, y qué no hace
Lo que encuentras hoy
- Registro de vehículos con su placa y datos técnicos, y asignación de choferes con la vigencia de su licencia.
- Documentos con fecha de vencimiento y archivo adjunto (SOAT, matrícula, revisión técnica, póliza), con avisos dentro de la aplicación.
- Historial de mantenimiento, registro de combustible, hojas de ruta y costos por vehículo, por kilómetro y total.
Lo que no hace
- No tiene GPS, rastreo en vivo ni telemetría: no ubica los vehículos y no lee datos de ningún dispositivo.
- No envía correos, SMS ni notificaciones push: los avisos aparecen solo dentro de la aplicación.
- No se integra con sistemas de contabilidad ni de facturación electrónica: no emite ni presenta comprobantes.
Planes mensuales según el tamaño de tu flota
Start
1 $por mes
Plus
2 $por mes
Pro
4,5 $por mes
Premium
9 $por mes
Preguntas frecuentes sobre la gestión de flota con 4fleet
¿Cómo funcionan los avisos de vencimiento?
Cuando el SOAT, la matrícula, la revisión técnica, la licencia de un chofer o un mantenimiento se acerca a su fecha, 4fleet lo muestra en el panel y en la lista de avisos de la aplicación. No envía correos, SMS ni notificaciones push, así que conviene revisar la aplicación con regularidad.
¿4fleet muestra dónde está cada vehículo?
No. 4fleet no tiene GPS ni rastreo en vivo y no se conecta a dispositivos instalados en los vehículos. Es una herramienta de administración: registra vehículos, choferes, documentos, mantenimientos, combustible y costos.
¿Cuánto cuesta?
Los planes son mensuales y se eligen según el tamaño de la flota. Los precios exactos están en la página de planes.
¿Puedo saber el costo por kilómetro?
Sí. Registras el kilometraje de cada vehículo junto con sus gastos de combustible y mantenimiento. 4fleet calcula el costo por kilómetro, el costo por vehículo y el costo total de cada unidad.
¿Sirve para contabilidad o facturación electrónica?
No. 4fleet controla la flota y sus costos, pero no emite ni presenta comprobantes ni declaraciones, y no reemplaza a tu contador ni a tu sistema de facturación.
¿Por dónde empiezo si hoy llevo la flota en Excel?
Empieza por cargar los vehículos con su placa y su kilometraje, y luego agrega los choferes y sus vencimientos. El historial de mantenimiento y combustible se completa con los próximos gastos.