Échéances qu'une flotte d'entreprise en Belgique ne peut pas manquer
Voitures de société, camionnettes et utilitaires ont chacun leur propre calendrier. Ne gardez pas ces dates dans un carnet ou un tableur que seule une personne consulte.
Contrôle technique
Chaque véhicule passe le contrôle technique périodique. La fréquence dépend de la Région (Flandre, Wallonie ou Bruxelles) et de l'âge du véhicule, donc les dates diffèrent d'une voiture à l'autre. Une voiture au contrôle expiré ne peut plus être utilisée : mieux vaut voir la date à l'avance.
Assurance RC automobile
L'assurance responsabilité civile automobile est obligatoire pour chaque véhicule qui circule sur la voie publique. Quand la flotte compte beaucoup de véhicules, les dates d'échéance des contrats se mélangent facilement.
Permis de conduire
La validité du permis de chaque conducteur doit être suivie. Un conducteur dont le permis n'est plus valable ne peut pas utiliser un véhicule de société, donc l'échéance se suit par personne, pas par véhicule.
Entretien selon le constructeur
L'entretien se planifie généralement selon les kilomètres parcourus ou les mois écoulés. Un contrôle oublié peut provoquer une panne et un litige sur la garantie.
Pneus selon la saison
Les pneus d'été et d'hiver se changent selon la saison. Pour une seule voiture c'est un détail ; pour une flotte, c'est un rendez-vous qui revient chaque année pour chaque véhicule.
Fin de leasing ou de location
Le contrat de leasing ou de location se termine à une date précise, et les conditions de restitution dépendent de l'état du véhicule et du kilométrage. Notez cette date avec les autres échéances.
Comment commencer avec 4fleet
Ajoutez les véhicules
Pour chaque véhicule, vous saisissez la plaque d'immatriculation, le numéro de châssis (VIN), la marque, le modèle, l'année et le kilométrage. Des dizaines de véhicules se saisissent en quelques minutes.
Attribuez les conducteurs et les échéances
Chaque véhicule est lié à son conducteur et à son permis, puis vous enregistrez les dates du contrôle technique, de l'assurance RC automobile et de l'entretien. Les alertes s'affichent dans l'application.
Enregistrez les coûts et les kilomètres
Vous ajoutez les factures d'entretien ligne par ligne, les pleins de carburant et les feuilles de route. 4fleet calcule la consommation, les coûts par véhicule et le coût par kilomètre.
Ce que 4fleet fait aujourd'hui et ce qu'il ne fait pas
Ce que vous trouvez aujourd'hui
- Le registre des véhicules et l'attribution des conducteurs, avec la validité de leur permis.
- Un calendrier des documents et des échéances d'entretien, avec alertes directement dans l'application.
- L'historique d'entretien ligne par ligne, la consommation de carburant, les feuilles de route mensuelles et les coûts par véhicule et par kilomètre.
Ce qu'il ne fait pas
- Pas de GPS ni de télématique : 4fleet ne suit pas la position des véhicules et ne lit aucun boîtier embarqué.
- Alertes uniquement dans l'application : pas de courriels ni de SMS.
- Pas d'intégration avec votre logiciel comptable ou avec des boîtiers de suivi : vous saisissez les données dans le navigateur.
Forfaits mensuels en euros pour chaque taille de flotte
Start
1 €EUR / mois
Plus
2 €EUR / mois
Pro
4 €EUR / mois
Premium
8 €EUR / mois
Questions fréquentes sur la gestion de flotte avec 4fleet
Comment fonctionnent les alertes d'échéances ?
Quand une échéance approche (contrôle technique, assurance, permis du conducteur ou entretien), 4fleet l'affiche sur le tableau de bord et dans la liste des échéances. Les dates sont celles que vous saisissez : 4fleet n'interroge aucun registre officiel. Il n'envoie ni courriel ni SMS, donc ouvrez l'application régulièrement.
4fleet suit-il la position des véhicules par GPS ?
Non. 4fleet est un outil d'administration : il gère les véhicules, les conducteurs, les documents et les dépenses. Il n'affiche pas la position des véhicules et ne se connecte à aucun boîtier de suivi.
Combien ça coûte ?
Il existe des forfaits mensuels en euros, selon la taille de votre flotte. Le détail de chaque forfait se trouve sur la page des tarifs.
Puis-je suivre les entretiens et le coût au kilomètre ?
Oui. Vous saisissez chaque intervention d'entretien ligne par ligne, avec les montants. Avec les pleins de carburant et les kilomètres parcourus, 4fleet calcule les coûts par véhicule, le coût par kilomètre et le coût total de possession (TCO).
Faut-il installer un logiciel ?
Non. 4fleet fonctionne dans le navigateur, sur ordinateur comme sur téléphone : vous créez un compte et vous commencez.
Par où commencer si je gère encore ma flotte dans Excel ?
Commencez par saisir les véhicules avec leur plaque et leur kilométrage, puis ajoutez les conducteurs et les échéances. L'historique d'entretien et de carburant se complète ensuite progressivement avec les autres dépenses.