Les échéances qu'une flotte d'entreprise doit tenir au Luxembourg
Voitures de société, utilitaires et véhicules de service ont chacun leur calendrier. Voici les dates à ne pas laisser dans un tableur ou sur un post-it.
Contrôle technique
Le contrôle technique périodique se fait dans un centre agréé (SNCT, DEKRA ou LUKS). La date de la prochaine visite dépend de l'âge et du type du véhicule ; notez-la sur la fiche de chaque véhicule.
Assurance responsabilité civile
L'assurance est obligatoire pour tout véhicule qui circule. À chaque échéance de contrat, l'attestation doit être renouvelée et rester accessible en cas de contrôle ou de sinistre.
Certificat d'immatriculation
La carte grise de chaque véhicule doit rester à jour et accessible. Elle sert lors des contrôles et dans les démarches auprès de l'administration.
Permis des conducteurs
Chaque conducteur doit détenir un permis valide pour la catégorie du véhicule confié. Une date d'expiration saisie sur sa fiche évite les mauvaises surprises.
Entretien et révisions
La révision suit le plan du constructeur, au kilomètre ou à la date. La repousser expose à des pannes et peut compliquer une prise en charge sous garantie.
TVA et justificatifs
Les déclarations de TVA sont déposées auprès de l'Administration de l'enregistrement, des domaines et de la TVA (AED). Rattacher chaque facture de carburant et d'entretien à son véhicule facilite leur justification.
Comment démarrer avec 4fleet
Ajoutez vos véhicules
Pour chaque véhicule, saisissez l'immatriculation, le numéro de série, la marque, le modèle, l'année et le kilométrage. Quelques minutes suffisent, même pour une dizaine de véhicules.
Affectez conducteurs et échéances
Reliez chaque véhicule à son conducteur avec la date de validité du permis, puis notez contrôle technique, assurance et révision. Les rappels s'affichent dans l'application avant chaque date limite.
Enregistrez dépenses et kilométrage
Ajoutez les factures de garage ligne par ligne, les pleins et les feuilles de route : 4fleet calcule la consommation, le coût par véhicule, le coût au kilomètre et le coût total de possession.
Ce que fait 4fleet, et ce qu'il ne fait pas
Ce que vous trouvez aujourd'hui
- Registre des véhicules et affectation des conducteurs, avec la validité du permis de chacun.
- Échéancier des documents et de l'entretien, avec des rappels visibles directement dans l'application.
- Historique des entretiens avec lignes et montants, pleins avec consommation, feuilles de route, coût par véhicule, coût au km et coût total de possession.
Ce qu'il ne fait pas
- Pas de GPS ni de télématique : 4fleet ne géolocalise pas les véhicules et ne lit aucune donnée d'un boîtier.
- Les rappels apparaissent uniquement dans l'application : pas d'e-mail, pas de SMS, pas de notification push.
- Aucune intégration avec un logiciel de comptabilité, de facturation ou de géolocalisation : les données se saisissent dans le navigateur.
Des formules mensuelles en euros, pour toutes les tailles de flotte
Start
1 €EUR / mois
Plus
2 €EUR / mois
Pro
4 €EUR / mois
Premium
8 €EUR / mois
Questions fréquentes sur la gestion de flotte avec 4fleet
Comment fonctionnent les rappels d'échéance ?
Lorsqu'un contrôle technique, une assurance, une révision ou un permis approche de sa date limite, 4fleet le signale dans le tableau de bord et dans la liste des échéances de l'application. Aucun e-mail ni SMS n'est envoyé : il est donc utile de consulter l'application régulièrement.
4fleet suit-il la position des véhicules par GPS ?
Non. 4fleet est un outil d'administration : il met de l'ordre dans les véhicules, les conducteurs, les documents et les coûts. Il ne géolocalise pas les véhicules et ne se connecte à aucun boîtier.
Combien ça coûte ?
Les formules sont mensuelles, avec des prix en euros. Le détail de chaque formule figure sur la page des tarifs.
Puis-je suivre les entretiens et le coût au kilomètre ?
Oui. Pour chaque passage au garage, vous saisissez les lignes et leurs montants ; avec les pleins et les kilomètres parcourus, 4fleet calcule le coût par véhicule, le coût au kilomètre et le coût total de possession.
Dois-je installer quelque chose ?
Non. 4fleet fonctionne dans le navigateur, sur ordinateur ou smartphone : vous créez le compte et il est prêt.
Par où commencer si j'utilise aujourd'hui un tableur ?
Commencez par saisir les véhicules avec leur immatriculation et leur kilométrage, puis ajoutez les conducteurs et les échéances. L'historique d'entretien et de carburant se complète au fil des prochaines dépenses.