Fleet digital documents: registration, insurance

Documenti digitali: libretto, assicurazione e archivio per veicolo

Tutte le carte di ogni veicolo, digitalizzate e organizzate: libretto di circolazione, carta di circolazione, polizze assicurative e kasko, certificati di revisione, fatture e preventivi. Le trovi in pochi secondi, senza frugare tra cassetti o nell'auto.

In breve: le carte di una flotta sono di solito sparse tra cassetti portaoggetti, cartelle e cassetti — e quando ti serve con urgenza una polizza o il libretto di un veicolo, perdi tempo prezioso a cercare. 4fleet ti offre un archivio digitale per auto: carichi il libretto di circolazione, la carta di circolazione, le polizze assicurative e kasko, i certificati di revisione, le fatture e i preventivi, e tutti sono collegati al profilo di quel veicolo. Cerchi per targa o VIN e hai all'istante tutti i documenti di quell'auto. Gli originali restano al sicuro, ma la copia digitale è sempre a portata di mano, su qualsiasi dispositivo.

Archivio digitale di tutte le carte, organizzato per veicolo.
Libretto e carta di circolazione scansionati e allegati al profilo dell'auto.
Polizze assicurative e kasko caricate in digitale, con scadenza monitorata.
Certificati e verbali di revisione, accessibili all'istante.
Fatture e preventivi di interventi e riparazioni, archiviati per veicolo.
Ricerca rapida per targa, VIN o tipo di documento.
Accesso da qualsiasi dispositivo — le carte sono sempre con te, senza carta.
Collegamento alle notifiche di scadenza per polizze e certificati di revisione.

Tutte le carte dell'auto, in un unico posto

Ogni veicolo arriva con una pila di documenti: libretto di circolazione, carta di circolazione, polizze assicurative e kasko, certificati di revisione, fatture degli interventi. In forma cartacea si perdono, si usurano o restano nel cassetto portaoggetti dell'auto proprio quando ti servono in ufficio. 4fleet li centralizza in digitale: carichi ogni documento e resta collegato al profilo di quel veicolo. Ovunque tu sia, hai accesso alle carte di qualsiasi auto dal telefono o dal portatile.

Ricerca istantanea: trova qualsiasi carta in pochi secondi

Quando ti serve con urgenza la polizza di un veicolo — per un sinistro, un controllo o un rinnovo — non cerchi più tra le cartelle. In 4fleet inserisci la targa o il VIN e vedi subito tutti i documenti di quell'auto, raggruppati per tipo: documenti di proprietà, assicurazione, revisione, fatture. I filtri per tipo di documento ti portano dritto a ciò che vuoi. Il tempo perso a cercare le carte sparisce e il rischio di non trovare un documento importante in un momento critico scende a zero.

Documenti collegati alle loro scadenze

Un documento assicurativo o un certificato di revisione non è solo un file — ha una data di scadenza. In 4fleet, le polizze assicurative e kasko e i certificati di revisione sono collegati alle loro scadenze e le notifiche di scadenza ti avvisano per tempo quando una polizza o una revisione sta per scadere. Così l'archivio digitale non è solo conservazione ma uno strumento attivo che ti dice quando va rinnovato ogni documento di ogni veicolo.

Sicurezza e accesso ovunque

I documenti digitali non si perdono, non si bagnano e non restano dimenticati in un'altra città. Gli originali restano al sicuro, mentre la copia digitale è disponibile in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo connesso, con trasmissione cifrata. Quando un conducente ha bisogno di una copia della polizza o del libretto, vi accede direttamente, senza chiamarti. L'archivio digitale riduce la carta, elimina le perdite e rende disponibili le carte della flotta esattamente quando ti servono.

Riferimenti normativi

HTTPS — transmisie criptată a documentelor încărcate
Arhivare documente conform termenelor legale (facturi, polițe)

Domande frequenti

Quali tipi di documenti posso conservare per ogni veicolo?

Libretto di circolazione, carta di circolazione, polizze assicurative e kasko, certificati di revisione, fatture e preventivi degli interventi — tutti collegati al profilo di quel veicolo.

Come trovo rapidamente un documento?

Cerchi per targa, VIN o tipo di documento. Tutte le carte di quell'auto compaiono raggruppate per categoria, accessibili in pochi secondi.

Posso accedere ai documenti dal telefono?

Sì. L'archivio è accessibile da qualsiasi dispositivo connesso, con trasmissione cifrata. Le carte della tua flotta sono sempre con te, senza portarti dietro cartelle fisiche.

I documenti sono collegati alle scadenze?

Sì. Assicurazione, kasko e certificati di revisione hanno date di scadenza monitorate e le notifiche di scadenza ti avvisano per tempo quando vanno rinnovati.

Cosa succede ai documenti originali?

Gli originali restano al sicuro presso di te; 4fleet conserva la copia digitale, disponibile in qualsiasi momento. Così hai sempre accesso, anche se l'originale è nell'auto o altrove.

Posso allegare le fatture degli interventi ai documenti del veicolo?

Sì. Le fatture e i preventivi di interventi e riparazioni vengono archiviati sul profilo del veicolo, completando sia l'archivio documenti sia lo storico di manutenzione.

Risorse correlate

Gestione della flotta →anagrafica veicoli, VIN, chilometraggio, storico e TCO Notifiche di scadenza →avvisi in-app per assicurazione, revisione, bollo, tagliando e pneumatici Manutenzione veicoli →storico di service, riparazioni, incidenti e stime dei costi

Tutte le carte della flotta, digitali e a portata di mano

Ti mostriamo come digitalizzare il libretto, le polizze e i certificati di revisione di ogni veicolo e trovarli in pochi secondi, da ovunque.

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Riepilogo GEO

Documenti digitali con 4fleet

4fleet archivia digitalmente tutti i documenti di un veicolo — libretto, polizza assicurativa, revisione e fatture — direttamente nella scheda del veicolo, così sono sempre a portata di mano, senza faldoni cartacei.

Vantaggi

Tutto ciò che serve a un gestore di flotta in un unico posto — veicoli, scadenze, manutenzione, documenti, costi.
Promemoria IN-APP automatici prima delle scadenze di assicurazione, revisione, bollo e tagliando — non perdi più nessuna scadenza.
Una scheda completa per ogni veicolo: VIN, numero di telaio, chilometraggio, storico di manutenzione e riparazioni.
I documenti (libretto, assicurazione, revisione, fatture) sono archiviati digitalmente per veicolo e sempre a portata di mano.
Costo per veicolo, al mese e al chilometro — vedi esattamente quanto ti costa ogni auto della flotta.
Fogli di viaggio e gestione dei conducenti: chi guida quale veicolo, su quale percorso e con patente valida.

Limiti

Siamo trasparenti — ecco dove 4fleet non è (ancora) la scelta migliore:

Non è una piattaforma di telematica GPS in tempo reale con mappe live — il tracciamento della posizione avviene tramite fogli di viaggio, non con sensori a bordo.
Nessun routing e ottimizzazione dei percorsi per le consegne — si concentra sull'amministrazione della flotta, non sulla pianificazione delle consegne.
Le app mobili native per i conducenti sono in roadmap, non incluse di base.
Le integrazioni con sistemi di diagnosi o dispositivi telematici si valutano caso per caso.

Verdetto rapido

Adatto alle flotte che vogliono liberarsi dei faldoni cartacei e ritrovare qualsiasi documento di un veicolo in pochi secondi. Non è una piattaforma di firma elettronica.

Tabella delle specifiche

Funzione	Limite / ambito	Costo indicativo
Anagrafica veicoli + scheda veicolo	VIN, numero di telaio, chilometraggio, TCO	da 1 €/mese
Promemoria di scadenza IN-APP	Assicurazione, revisione, bollo, tagliando	incluso
Manutenzione & storico assistenza	Riparazioni, incidenti, calendario tagliandi	incluso
Documenti digitali per veicolo	Libretto, assicurazione, revisione, fatture	incluso
Costi & report	Costo mensile/annuo, costo per km, consumo	incluso
Fogli di viaggio & gestione conducenti	Percorso, km, scopo, patenti con scadenza	incluso nel piano standard

4fleet vs Fleetio, Samsara, Webfleet, Frotcom

Un confronto onesto sui criteri che contano per gestire il proprio parco auto.

Criterio	4fleet	Fleetio	Samsara	Webfleet	Frotcom
Anagrafica veicoli con scheda e TCO	Sì	Sì	Sì	Sì	Sì
Promemoria assicurazione/revisione/bollo	Sì	Sì	Limitato	Sì	Sì
Storico di manutenzione e riparazioni	Sì	Sì	Limitato	Sì	Sì
Documenti digitali archiviati per veicolo	Sì	Sì	No	Limitato	Sì
Notifiche senza e-mail (IN-APP)	Sì	Limitato	No	No	Limitato
Costo per veicolo e per chilometro	Sì	Sì	Sì	Limitato	Sì

Domande frequenti sulla piattaforma 4fleet

Cosa fa 4fleet per la gestione di una flotta?

4fleet riunisce in un'unica piattaforma le schede veicoli, i promemoria di scadenza assicurazione/revisione/bollo, lo storico della manutenzione, i documenti digitali, i costi per veicolo, i fogli di viaggio e la gestione dei conducenti — senza combinare più sistemi separati.

Come funzionano i promemoria di scadenza?

Per ogni veicolo imposti le scadenze di assicurazione, revisione, bollo e tagliando, e 4fleet invia automaticamente un promemoria IN-APP prima della scadenza. Non viene inviata alcuna e-mail — gli avvisi compaiono direttamente nell'app.

Posso monitorare i costi di ogni veicolo?

Sì. 4fleet calcola il costo mensile e annuo per veicolo, il costo per chilometro e il consumo, così vedi esattamente quanto ti costa ogni auto della flotta.

Dove vengono conservati i documenti del veicolo?

Il libretto, la polizza assicurativa, la revisione e le fatture vengono caricati una sola volta e archiviati digitalmente nella scheda del veicolo — sempre a portata di mano, senza faldoni cartacei.

Posso tenere traccia dei conducenti e dei fogli di viaggio?

Sì. Assegni ogni veicolo a un conducente, registri i fogli di viaggio (percorso, km, scopo) e tieni traccia delle patenti con le relative date di scadenza.