Poate angajatul folosi mașina de serviciu în scop personal?

Întrebări • Politică auto

Poate angajatul folosi mașina de serviciu în scop personal?

Legea nu interzice folosirea personală a unei mașini de serviciu. Decizia e a firmei, iar alegerea schimbă modul în care se deduc cheltuielile mașinii.

Răspuns scurt

  1. Da, angajatul poate folosi mașina de serviciu în scop personal, dacă firma o permite.
  2. Regulile se scriu într-o politică auto: cine are voie, când, cu ce limite și cine plătește combustibilul.
  3. Cu folosire personală, mașina nu mai e utilizată exclusiv economic, așa că cheltuielile se deduc 50% (Codul fiscal, art. 25 alin. 3 lit. l).
  4. TVA-ul pe cheltuielile mașinii se deduce tot 50% (art. 298 alin. 1).
  5. Pentru o mașină dedusă la 50%, folosirea personală nu e avantaj impozabil pentru angajat (art. 76 alin. 4 lit. ț).

Ce spune Codul fiscal

Pentru vehiculele de până la 3.500 kg și cu cel mult 9 scaune, cheltuielile se deduc 50% când mașina nu e folosită exclusiv în scopul activității economice (art. 25 alin. 3 lit. l). Deducerea integrală rămâne doar pentru utilizarea exclusiv economică, dovedită cu foi de parcurs, și pentru categoriile scutite de lege: urgență, pază, curierat, agenți de vânzări și achiziții, transport de persoane cu plată, închirieri și școli de șoferi. La salariat, art. 76 alin. 4 lit. ț spune că folosirea în scop personal a unui vehicul dedus la 50% nu intră în venitul impozabil. Lit. ț^1 extinde regula la firmele plătitoare de impozit pe microîntreprinderi.

Ce trebuie să conțină politica auto a firmei

  1. Cine primește mașină și pentru ce funcții.
  2. Dacă folosirea personală e permisă: seara, în weekend, în concedii, în străinătate.
  3. Cine plătește combustibilul pentru drumurile personale și cum se decontează.
  4. Cine răspunde pentru amenzi, daune și franciza CASCO.
  5. Obligațiile șoferului: predarea documentelor, anunțarea avariilor, programarea la service.

Exemplu concret

O firmă cu 5 agenți de vânzări le permite să ia mașina acasă și în weekend. Pentru că mașinile sunt folosite de agenți de vânzări, firma se poate încadra la excepția de la art. 25, cu deducere integrală. Aceeași firmă dă o mașină și directorului, folosită și personal: pentru ea deduce 50% din cheltuieli și din TVA, iar directorul nu datorează impozit pe folosirea personală.

Greșeli frecvente

  • Deduci 100% la o mașină pe care angajatul o folosește și personal.
  • Nu ai o politică scrisă — la o daună sau o amendă nu e clar cine plătește.
  • Treci drumuri personale pe foile de parcurs ale unei mașini deduse integral.
  • Aplici aceeași regulă la toate mașinile, deși excepțiile de la art. 25 depind de felul în care e folosită fiecare.

Cum te ajută 4fleet

  • Aloci fiecare mașină unui șofer și vezi în fișă cine o are acum.
  • Foile de parcurs au câmp de scop pentru fiecare deplasare, ca să separi drumurile de serviciu.
  • Documentele mașinii și data de expirare a permisului șoferului stau în aplicație, cu alerte înainte de expirare.
  • 4fleet nu stabilește încadrarea fiscală: cota de deducere o decide contabilul, pe baza politicii auto.

Vezi și