Ce trebuie să conțină o foaie de parcurs?
Foaia de parcurs nu are un formular tipizat impus, dar are un conținut minim obligatoriu. Dacă lipsește unul dintre cele patru elemente cerute, foaia nu mai justifică utilizarea vehiculului în interesul activității economice.
Răspuns scurt
- O foaie de parcurs trebuie să conțină categoria vehiculului, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși și norma proprie de consum de carburant.
- Cerința este prevăzută la pct. 68 alin. (2) din Normele metodologice date în aplicarea art. 298 din Legea 227/2015 (Codul fiscal).
- Foaia de parcurs nu este formular tipizat obligatoriu, deci firma poate folosi propriul format dacă acoperă conținutul minim.
- În practică se mai trec denumirea societății, numărul de înmatriculare, conducătorul auto, data, kilometrajul la plecare și la sosire și alimentările.
- Fără aceste date, cheltuiala cu vehiculul nu poate fi justificată ca fiind exclusiv în interes economic.
Ce cere legislația și ce se adaugă în practică
Conținutul minim este fixat de normele metodologice la art. 298 din Codul fiscal. Restul câmpurilor nu sunt impuse, dar fac foaia verificabilă față de odometru. Ordinul MFP 2634/2015 nu include foaia de parcurs printre formularele tipizate, deci formatul rămâne la latitudinea firmei.
Conținutul unei foi de parcurs: obligatoriu vs. recomandat
| Element | Statut | La ce folosește |
|---|---|---|
| Categoria vehiculului | Obligatoriu | Stabilește dacă vehiculul intră sub limitarea de deducere |
| Scopul și locul deplasării | Obligatoriu | Dovedește utilizarea în interesul activității economice |
| Kilometrii parcurși | Obligatoriu | Baza calculului de consum și a kilometrajului vehiculului |
| Norma proprie de consum de carburant | Obligatoriu | Permite calculul consumului normat pentru distanța parcursă |
| Societatea și numărul de înmatriculare | Recomandat | Identifică fără dubiu vehiculul și titularul cheltuielii |
| Conducătorul auto și data | Recomandat | Atribuie deplasarea unei persoane și unei zile |
| Kilometraj la plecare și la sosire | Recomandat | Face distanța verificabilă față de odometru |
| Alimentările din perioadă | Recomandat | Închide bilanțul de combustibil al lunii |
Exemplu de foaie de parcurs completată
Exemplu: autoturism (categoria M1), număr B-99-ABC, condus pe 14 mai de Andrei Popa. Scopul deplasării: livrare marfă la client; locul: București – Ploiești – București. Kilometraj la plecare 84.320 km, la sosire 84.500 km, deci 180 km parcurși. Norma proprie de consum aprobată pentru acest vehicul este 6,2 l/100 km, deci consumul normat al zilei este 180 × 6,2 / 100 = 11,16 litri. Pe foaia lunară, un sold inițial de 8 litri și o alimentare de 20 de litri dau un sold final de 16,84 litri.
Greșeli frecvente la completarea foii de parcurs
- Treci doar destinația, fără scopul deplasării — lipsește exact elementul care justifică interesul economic.
- Omiți norma proprie de consum — foaia nu mai permite calculul consumului normat.
- Notezi kilometrii doar la sfârșitul lunii, din memorie — cifrele nu se mai potrivesc cu odometrul.
- Folosești un șablon descărcat de pe internet fără să verifici că are cele patru elemente obligatorii.
Cum te ajută 4fleet
- Formularul de foaie de parcurs conține din start cele patru elemente obligatorii, plus câmpurile recomandate.
- Setezi norma proprie de consum pe fiecare vehicul, iar consumul normat se calculează automat pe fiecare foaie.
- Generezi foile unei luni dintr-o rută salvată, pe zilele lucrătoare, cu kilometrajul înlănțuit de la o zi la alta.
- Descarci foaia lunară printabilă, cu bilanțul de combustibil: sold inițial plus alimentat minus normat egal sold final.