Alle stukken van elk voertuig, gedigitaliseerd en geordend: kentekenbewijs, verzekeringspolissen, keuringsbewijzen, facturen en offertes. U vindt ze in enkele seconden, zonder te zoeken in laden of in de auto.
Kort gezegd: de stukken van een wagenpark liggen meestal verspreid in dashboardkastjes, mappen en laden. Heeft u dringend de verzekeringspolis of het kentekenbewijs van een voertuig nodig, dan verliest u kostbare tijd met zoeken. 4fleet geeft u een digitaal archief per voertuig: u uploadt het kentekenbewijs, de verzekeringspolissen, de keuringsbewijzen, de facturen en de offertes, en alles is gekoppeld aan de kaart van dat voertuig. U zoekt op kenteken of VIN en heeft direct alle documenten van dat voertuig. De originelen blijven veilig bij u, maar de digitale kopie is altijd bij de hand, op elk apparaat.
Bij elk voertuig hoort een stapel documenten: kentekenbewijs, verzekeringspolissen, keuringsbewijzen, garagefacturen. Op papier raken ze zoek, slijten ze of blijven ze in het dashboardkastje liggen terwijl u ze op kantoor nodig heeft. 4fleet brengt ze digitaal samen: u uploadt elk document en het blijft gekoppeld aan de kaart van dat voertuig. Waar u ook bent, u heeft vanaf uw telefoon of laptop toegang tot de stukken van elk voertuig in het wagenpark.
Heeft u dringend de verzekeringspolis van een voertuig nodig, voor een schade, een controle of een verlenging, dan zoekt u niet meer door mappen. In 4fleet voert u het kenteken of het chassisnummer in en ziet u meteen alle documenten van dat voertuig, gegroepeerd per soort: eigendomsstukken, verzekeringen, keuringen, facturen. Filters op soort document brengen u direct bij wat u zoekt. De tijd die u kwijt was aan het zoeken naar stukken verdwijnt, en de kans dat u op een kritiek moment een belangrijk document niet kunt vinden, wordt gering.
Een verzekeringsdocument of een keuringsbewijs is niet zomaar een bestand: er hoort een einddatum bij. In 4fleet zijn polissen en keuringsbewijzen gekoppeld aan hun data, en de vervalherinneringen waarschuwen u op tijd wanneer een polis of keuring bijna afloopt. Zo is het digitale archief niet alleen een opslagplek, maar een actief hulpmiddel dat u vertelt wanneer elk document van elk voertuig verlengd moet worden.
Digitale documenten raken niet zoek, worden niet nat en blijven niet vergeten achter in een andere stad. De originelen blijven veilig bij u, terwijl de digitale kopie altijd beschikbaar is, op elk verbonden apparaat, met versleutelde verbinding. Heeft een bestuurder een kopie van de polis of het kentekenbewijs nodig, dan opent hij die zelf, zonder u te bellen. Het digitale archief vermindert papier, voorkomt verlies en maakt de stukken van het wagenpark beschikbaar precies wanneer u ze nodig heeft.
Kentekenbewijs, verzekeringspolissen, keuringsbewijzen, garagefacturen en offertes, alles gekoppeld aan de kaart van het betreffende voertuig.
U zoekt op kenteken, VIN of soort document. Alle stukken van dat voertuig verschijnen gegroepeerd per categorie en zijn binnen enkele seconden bereikbaar.
Ja. Het archief is bereikbaar vanaf elk verbonden apparaat, met versleutelde verbinding. De stukken van het wagenpark zijn altijd bij u, zonder fysieke mappen mee te nemen.
Ja. Verzekeringspolissen en keuringsbewijzen hebben bijgehouden einddata, en de vervalherinneringen in de app waarschuwen u op tijd wanneer ze verlengd moeten worden.
De originelen blijven veilig bij u; 4fleet bewaart de digitale kopie, die altijd beschikbaar is. Zo heeft u altijd toegang, ook als het origineel in de auto of elders ligt.
Ja. Facturen en offertes van onderhoud en reparaties worden bewaard op de kaart van het voertuig, en vullen zowel het documentarchief als de onderhoudshistorie aan.
Wij laten zien hoe u het kentekenbewijs, de polissen en de keuringsbewijzen van elk voertuig digitaliseert en ze overal binnen enkele seconden vindt.
4fleet archiveert alle documenten van een voertuig digitaal, zoals kentekenbewijs, verzekeringspolis, keuring en facturen, rechtstreeks op de voertuigkaart, zodat u ze altijd bij de hand heeft zonder papieren mappen.
Wij zijn transparant: dit zijn de situaties waarin 4fleet (nog) niet de beste keuze is.
Geschikt voor wagenparken die af willen van papieren mappen en elk document van een voertuig binnen enkele seconden willen vinden. Geen platform voor elektronisch ondertekenen.
| Functie | Beperking / bereik | Indicatieve kosten |
|---|---|---|
| Voertuigregister + voertuigkaart | Kenteken, chassisnummer, kilometerstand, TCO | vanaf 1 €/maand |
| Vervalherinneringen IN-APP | APK, WA-verzekering, belasting, onderhoudsbeurt | inbegrepen |
| Onderhoud en servicehistorie | Reparaties, schades, onderhoudsagenda | inbegrepen |
| Digitale documenten per voertuig | Kentekenbewijs, verzekering, keuring, facturen, archief | inbegrepen |
| Kosten en rapporten | Maand- en jaarkosten, kosten per km, verbruik | inbegrepen |
| Ritregistraties en bestuurdersbeheer | Traject, km, doel, verbruiksnorm, rijbewijzen met einddatum | inbegrepen in het abonnement voor wagenparkbeheer |
Een eerlijke vergelijking op de criteria die ertoe doen bij het beheer van een eigen wagenpark.
| Criterium | 4fleet | Fleetio | Samsara | Webfleet | Frotcom |
|---|---|---|---|---|---|
| Voertuigregister met kaart en TCO | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Vervalherinneringen APK, verzekering en belasting | Ja | Ja | Beperkt | Ja | Ja |
| Onderhouds- en reparatiehistorie | Ja | Ja | Beperkt | Ja | Ja |
| Digitale documenten bewaard per voertuig | Ja | Ja | Nee | Beperkt | Ja |
| Herinneringen zonder e-mail (IN-APP) | Ja | Beperkt | Nee | Nee | Beperkt |
| Kosten per voertuig en per kilometer | Ja | Ja | Ja | Beperkt | Ja |
4fleet brengt in één platform het voertuigregister, vervalherinneringen voor APK en verzekering, onderhoudshistorie, digitale documenten, kosten per voertuig, ritregistraties en bestuurdersbeheer samen, zonder dat u meerdere losse systemen hoeft te combineren.
Per voertuig stelt u de data voor APK, WA-verzekering, belasting en onderhoud in, en 4fleet toont automatisch een herinnering IN-APP vóór de vervaldatum. Er wordt geen e-mail verstuurd: de herinneringen verschijnen direct in de app.
Ja. 4fleet berekent de maand- en jaarkosten per voertuig, de kosten per kilometer en het verbruik, zodat u precies ziet wat elk voertuig in het wagenpark u kost.
Het kentekenbewijs, de verzekeringspolis, het keuringsbewijs en de facturen uploadt u één keer en ze worden digitaal bewaard op de kaart van het voertuig, altijd bij de hand en zonder papieren mappen.
Ja. U wijst elk voertuig aan een bestuurder toe, legt ritregistraties vast (traject, km, doel) en houdt rijbewijzen met hun einddatum bij.
