De digitale ritregistratie: zo gebruikt u die in uw wagenpark
Een ritregistratie op papier is omslachtig om in te vullen, raakt kwijt en wordt elke maand met fouten overgetypt. De digitale ritregistratie vult u in een paar seconden in vanuit de app en werkt de kilometerstand van het voertuig automatisch bij. Hieronder ziet u hoe het werkt en wat zowel de wagenparkbeheerder als de bestuurder ermee wint.
Zo werkt het (kort antwoord)
- U opent in de app een nieuwe ritregistratie en kiest het voertuig.
- U legt de route vast (vertrek → bestemming) en het doel van de rit: zakelijk of privé.
- U noteert de kilometerstand bij vertrek en bij aankomst; het door uw bedrijf ingestelde verwachte verbruik van het voertuig geeft het verwachte verbruik van de rit.
- Of u laat de registraties van een hele maand automatisch maken vanuit een opgeslagen route, op werkdagen, met de kilometerstand doorlopend van dag tot dag.
- Bij het opslaan werken de kilometers automatisch de kilometerstand van het voertuig in het wagenpark bij.
- De wagenparkbeheerder ziet alle ritten overzichtelijk bij elkaar en downloadt het afdrukbare maandoverzicht, met de brandstofbalans.
Voordelen ten opzichte van papier
- Tijd: een paar seconden invullen in plaats van minuten schrijven en uren overtypen per maand.
- Geen kwijtgeraakte papieren: de registraties staan digitaal per voertuig en per bestuurder.
- Kloppende kilometerstand: verschillen tussen de registratie en de echte teller verdwijnen.
- Zakelijke en privékilometers blijven gescheiden, handig bij het verantwoorden van kosten.
- Gegevens gekoppeld aan verbruik: de kilometers uit de registratie voeden het brandstofrapport.
Tabel: papieren registratie versus digitale registratie
Ritregistratie op papier versus digitale ritregistratie
| Criterium | Papier | Digitale registratie |
|---|---|---|
| Invultijd | Minuten, plus overtypen per maand | Een paar seconden, vanaf de telefoon |
| Bijwerken van de kilometerstand | Handmatig, met fouten | Automatisch bij het opslaan |
| Archivering | Papieren mappen, raken kwijt | Digitaal, per voertuig en bestuurder |
Voorbeeld uit de praktijk
Voorbeeld: een bedrijf met 8 voertuigen en 6 bestuurders verzamelde elke maand papieren ritregistraties voor de boekhouding, met 2–3 uur overtypen en regelmatig fouten in de kilometerstand. Na de overstap op de digitale ritregistratie legt elke bestuurder de rit bij aankomst vast op zijn telefoon, en de kilometerstand van elk voertuig wordt vanzelf bijgewerkt. De wagenparkbeheerder heeft alle ritten overzichtelijk bij elkaar, zonder overtypen en zonder kwijtgeraakte papieren. Besparing per maand: ongeveer 3 uur.
Zo helpt 4fleet u
- Module voor digitale ritregistraties: de bestuurder legt route, kilometers en doel vast in de app.
- De kilometers uit de registratie werken automatisch de kilometerstand van het voertuig en het verbruiksrapport bij.
- Digitaal archief per voertuig en per bestuurder, met zakelijke ritten gescheiden van privéritten.