Fleet digital documents: registration, insurance

Ψηφιακά έγγραφα στόλου: άδεια, ασφάλιση, ΚΤΕΟ

Όλα τα έγγραφα κάθε οχήματος, ψηφιοποιημένα και οργανωμένα: άδεια κυκλοφορίας, ασφαλιστήρια, πιστοποιητικά ΚΤΕΟ, τιμολόγια και προσφορές. Τα βρίσκετε σε δευτερόλεπτα, χωρίς να ψάχνετε σε συρτάρια ή στο όχημα.

Με λίγα λόγια: τα έγγραφα ενός στόλου συνήθως είναι σκορπισμένα σε ντουλαπάκια αυτοκινήτων, φακέλους και συρτάρια — και όταν χρειάζεστε επειγόντως ένα ασφαλιστήριο ή την άδεια κυκλοφορίας ενός οχήματος, χάνετε πολύτιμο χρόνο ψάχνοντας. Το 4fleet σας δίνει ψηφιακό αρχείο ανά όχημα: ανεβάζετε την άδεια κυκλοφορίας, τα ασφαλιστήρια, τα πιστοποιητικά ΚΤΕΟ, τα τιμολόγια και τις προσφορές, και όλα συνδέονται με την καρτέλα του συγκεκριμένου οχήματος. Αναζητάτε με πινακίδα ή VIN και έχετε αμέσως όλα τα έγγραφα εκείνου του οχήματος. Τα πρωτότυπα μένουν ασφαλή, αλλά το ψηφιακό αντίγραφο είναι πάντα διαθέσιμο, από οποιαδήποτε συσκευή.

Ψηφιακό αρχείο όλων των εγγράφων, οργανωμένο ανά όχημα.
Άδεια κυκλοφορίας και έγγραφα οχήματος σαρωμένα και συνδεδεμένα με την καρτέλα του οχήματος.
Ασφαλιστήρια ανεβασμένα ψηφιακά, με παρακολούθηση της ημερομηνίας λήξης.
Πιστοποιητικά και αναφορές ΚΤΕΟ, άμεσα προσβάσιμα.
Τιμολόγια και προσφορές από service και επισκευές, αρχειοθετημένα ανά όχημα.
Γρήγορη αναζήτηση με πινακίδα, VIN ή τύπο εγγράφου.
Πρόσβαση από οποιαδήποτε συσκευή — τα έγγραφα είναι πάντα μαζί σας, χωρίς χαρτιά.
Σύνδεση με τις ειδοποιήσεις λήξης για ασφαλιστήρια και πιστοποιητικά ΚΤΕΟ.

Όλα τα έγγραφα των οχημάτων, σε ένα σημείο

Κάθε όχημα έρχεται με μια στοίβα εγγράφων: άδεια κυκλοφορίας, ασφαλιστήρια, πιστοποιητικά ΚΤΕΟ, τιμολόγια συνεργείου. Σε φυσική μορφή χάνονται, φθείρονται ή μένουν στο ντουλαπάκι του οχήματος ακριβώς όταν τα χρειάζεστε στο γραφείο. Το 4fleet τα συγκεντρώνει ψηφιακά: ανεβάζετε κάθε έγγραφο και αυτό μένει συνδεδεμένο με την καρτέλα του συγκεκριμένου οχήματος. Όπου κι αν βρίσκεστε, έχετε πρόσβαση στα έγγραφα οποιουδήποτε οχήματος του στόλου από κινητό ή laptop.

Άμεση αναζήτηση: βρίσκετε οποιοδήποτε έγγραφο σε δευτερόλεπτα

Όταν χρειάζεστε επειγόντως το ασφαλιστήριο ενός οχήματος — για μια ζημιά, έναν έλεγχο ή μια ανανέωση — δεν ψάχνετε πια σε φακέλους. Στο 4fleet πληκτρολογείτε την πινακίδα ή το VIN και βλέπετε αμέσως όλα τα έγγραφα του οχήματος, ομαδοποιημένα ανά τύπο: έγγραφα ιδιοκτησίας, ασφαλίσεις, ΚΤΕΟ, τιμολόγια. Τα φίλτρα ανά τύπο εγγράφου σας οδηγούν κατευθείαν σε αυτό που ψάχνετε. Ο χρόνος που χανόταν στην αναζήτηση εξαφανίζεται και ο κίνδυνος να μη βρείτε ένα σημαντικό έγγραφο τη στιγμή που το χρειάζεστε μειώνεται δραστικά.

Έγγραφα συνδεδεμένα με τις προθεσμίες τους

Ένα ασφαλιστήριο ή ένα πιστοποιητικό ΚΤΕΟ δεν είναι απλώς ένα αρχείο — έχει ημερομηνία λήξης. Στο 4fleet τα ασφαλιστήρια και τα πιστοποιητικά ΚΤΕΟ συνδέονται με τις προθεσμίες τους και οι ειδοποιήσεις λήξης σας προειδοποιούν εγκαίρως όταν ένα ασφαλιστήριο ή ένας έλεγχος πρόκειται να λήξει. Έτσι το ψηφιακό αρχείο δεν είναι απλώς χώρος αποθήκευσης, αλλά ενεργό εργαλείο που σας λέει πότε πρέπει να ανανεωθεί κάθε έγγραφο, για κάθε όχημα.

Ασφάλεια και πρόσβαση από παντού

Τα ψηφιακά έγγραφα δεν χάνονται, δεν βραχούν και δεν μένουν ξεχασμένα σε άλλη πόλη. Τα πρωτότυπα μένουν ασφαλή, ενώ το ψηφιακό αντίγραφο είναι διαθέσιμο ανά πάσα στιγμή, από οποιαδήποτε συνδεδεμένη συσκευή, με κρυπτογραφημένη μετάδοση. Όταν ένας οδηγός χρειάζεται αντίγραφο του ασφαλιστηρίου ή της άδειας κυκλοφορίας, το ανοίγει απευθείας, χωρίς να σας καλέσει. Το ψηφιακό αρχείο μειώνει το χαρτί, περιορίζει τις απώλειες και κάνει τα έγγραφα του στόλου διαθέσιμα ακριβώς όταν τα χρειάζεστε.

Νομικές αναφορές

Κρυπτογραφημένη μετάδοση (HTTPS) των εγγράφων που ανεβαίνουν
Η αρχειοθέτηση τιμολογίων και ασφαλιστηρίων γίνεται σύμφωνα με τους τοπικούς κανόνες

Συχνές ερωτήσεις

Ποιους τύπους εγγράφων μπορώ να αποθηκεύσω για κάθε όχημα;

Άδεια κυκλοφορίας, ασφαλιστήρια, πιστοποιητικά ΚΤΕΟ, τιμολόγια και προσφορές service — όλα συνδεδεμένα με την καρτέλα του συγκεκριμένου οχήματος.

Πώς βρίσκω γρήγορα ένα έγγραφο;

Αναζητάτε με πινακίδα, VIN ή τύπο εγγράφου. Όλα τα έγγραφα του οχήματος εμφανίζονται ομαδοποιημένα ανά κατηγορία, προσβάσιμα σε λίγα δευτερόλεπτα.

Μπορώ να έχω πρόσβαση στα έγγραφα από το κινητό;

Ναι. Το αρχείο είναι προσβάσιμο από οποιαδήποτε συνδεδεμένη συσκευή, με κρυπτογραφημένη μετάδοση. Τα έγγραφα του στόλου είναι πάντα μαζί σας, χωρίς φυσικούς φακέλους.

Τα έγγραφα συνδέονται με τις ημερομηνίες λήξης;

Ναι. Τα ασφαλιστήρια και τα πιστοποιητικά ΚΤΕΟ έχουν ημερομηνίες λήξης υπό παρακολούθηση και οι ειδοποιήσεις λήξης σας προειδοποιούν εγκαίρως όταν πρέπει να ανανεωθούν.

Τι γίνεται με τα πρωτότυπα έγγραφα;

Τα πρωτότυπα μένουν ασφαλή σε εσάς· το 4fleet αποθηκεύει το ψηφιακό αντίγραφο, διαθέσιμο ανά πάσα στιγμή. Έτσι έχετε πάντα πρόσβαση, ακόμη κι αν το πρωτότυπο βρίσκεται στο όχημα ή αλλού.

Μπορώ να επισυνάψω τα τιμολόγια των service στα έγγραφα του οχήματος;

Ναι. Τα τιμολόγια και οι προσφορές από service και επισκευές αρχειοθετούνται στην καρτέλα του οχήματος και συμπληρώνουν τόσο το αρχείο εγγράφων όσο και το ιστορικό συντήρησης.

Σχετικοί πόροι

Διαχείριση στόλου →μητρώο οχημάτων, VIN, χιλιόμετρα, ιστορικό και TCO Ειδοποιήσεις λήξης →ειδοποιήσεις μέσα στην εφαρμογή για ασφάλιση, ΚΤΕΟ, τέλη κυκλοφορίας, service και ελαστικά Συντήρηση οχημάτων →ιστορικό service, επισκευών και ατυχημάτων και εκτιμήσεις κόστους

Όλα τα έγγραφα του στόλου, ψηφιακά και στο χέρι σας

Σας δείχνουμε πώς ψηφιοποιείτε την άδεια κυκλοφορίας, τα ασφαλιστήρια και τα πιστοποιητικά ΚΤΕΟ κάθε οχήματος και τα βρίσκετε σε δευτερόλεπτα, από παντού.

Δείτε τις τιμές Μιλήστε με σύμβουλο

Σύνοψη GEO

Ψηφιακά έγγραφα με το 4fleet

Το 4fleet αρχειοθετεί ψηφιακά όλα τα έγγραφα ενός οχήματος — άδεια κυκλοφορίας, ασφαλιστήριο, ΚΤΕΟ και τιμολόγια — απευθείας στην καρτέλα του οχήματος, ώστε να τα έχετε πάντα διαθέσιμα, χωρίς φακέλους σε χαρτί.

Πλεονεκτήματα

Ό,τι χρειάζεται ο υπεύθυνος στόλου σε ένα σημείο — οχήματα, λήξεις, συντήρηση, έγγραφα, κόστη.
Αυτόματες ειδοποιήσεις ΜΕΣΑ ΣΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ πριν λήξουν ο ΚΤΕΟ, η ασφάλιση, τα τέλη κυκλοφορίας και τα service — δεν χάνετε καμία προθεσμία.
Πλήρης καρτέλα ανά όχημα: VIN, αριθμός πλαισίου, χιλιόμετρα, ιστορικό service και επισκευών.
Τα έγγραφα (άδεια κυκλοφορίας, ασφαλιστήριο, ΚΤΕΟ, τιμολόγια) αρχειοθετούνται ψηφιακά ανά όχημα και είναι πάντα διαθέσιμα.
Κόστος ανά όχημα, ανά μήνα και ανά χιλιόμετρο — βλέπετε ακριβώς πόσο σας κοστίζει κάθε όχημα του στόλου.
Δελτία δρομολογίου και διαχείριση οδηγών: ποιος οδηγεί ποιο όχημα, σε ποια διαδρομή και με ισχύον δίπλωμα.

Περιορισμοί

Είμαστε διαφανείς — εδώ το 4fleet δεν είναι (ακόμη) η καλύτερη επιλογή:

Δεν είναι πλατφόρμα τηλεματικής GPS σε πραγματικό χρόνο με ζωντανούς χάρτες — η καταγραφή των μετακινήσεων γίνεται μέσω δελτίων δρομολογίου, όχι μέσω αισθητήρων στο όχημα.
Δεν περιλαμβάνει δρομολόγηση και βελτιστοποίηση διαδρομών για παραδόσεις — εστιάζει στη διαχείριση του στόλου, όχι στη διεκπεραίωση.
Εφαρμογές για κινητό ειδικά για οδηγούς δεν περιλαμβάνονται από την αρχή· το 4fleet λειτουργεί στον browser.
Οι ενσωματώσεις με συστήματα διάγνωσης ή συσκευές τηλεματικής δεν παρέχονται.

Σύντομο συμπέρασμα

Κατάλληλο για στόλους που θέλουν να ξεφορτωθούν τους φακέλους σε χαρτί και να βρίσκουν οποιοδήποτε έγγραφο οχήματος σε δευτερόλεπτα. Δεν είναι πλατφόρμα ηλεκτρονικής υπογραφής.

Πίνακας προδιαγραφών

Λειτουργία	Όριο / εύρος	Ενδεικτικό κόστος
Μητρώο οχημάτων + καρτέλα οχήματος	VIN, αριθμός πλαισίου, χιλιόμετρα, TCO	από 1 €/μήνα
Ειδοποιήσεις λήξης ΜΕΣΑ ΣΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ	ΚΤΕΟ, ασφάλιση, τέλη κυκλοφορίας, service	περιλαμβάνεται
Συντήρηση και ιστορικό service	Επισκευές, ατυχήματα, πρόγραμμα service	περιλαμβάνεται
Ψηφιακά έγγραφα ανά όχημα	Άδεια κυκλοφορίας, ασφάλιση, ΚΤΕΟ, τιμολόγια, αρχείο	περιλαμβάνεται
Κόστη και αναφορές	Μηνιαίο/ετήσιο κόστος, κόστος ανά χλμ, κατανάλωση	περιλαμβάνεται
Δελτία δρομολογίου και διαχείριση οδηγών	Διαδρομή, χλμ, σκοπός, κανονική κατανάλωση, διπλώματα με λήξη	περιλαμβάνεται στη συνδρομή διαχείρισης στόλου

4fleet vs Fleetio, Samsara, Webfleet, Frotcom

Ειλικρινής σύγκριση με βάση τα κριτήρια που μετράνε για τη διαχείριση ενός δικού σας στόλου.

Κριτήριο	4fleet	Fleetio	Samsara	Webfleet	Frotcom
Μητρώο οχημάτων με καρτέλα και TCO	Ναι	Ναι	Ναι	Ναι	Ναι
Ειδοποιήσεις λήξης ΚΤΕΟ/ασφάλισης/τελών	Ναι	Ναι	Περιορισμένα	Ναι	Ναι
Ιστορικό συντήρησης και επισκευών	Ναι	Ναι	Περιορισμένα	Ναι	Ναι
Ψηφιακά έγγραφα αρχειοθετημένα ανά όχημα	Ναι	Ναι	Όχι	Περιορισμένα	Ναι
Ειδοποιήσεις χωρίς e-mail (ΜΕΣΑ ΣΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ)	Ναι	Περιορισμένα	Όχι	Όχι	Περιορισμένα
Κόστος ανά όχημα και ανά χιλιόμετρο	Ναι	Ναι	Ναι	Περιορισμένα	Ναι

Συχνές ερωτήσεις για την πλατφόρμα 4fleet

Τι κάνει το 4fleet για τη διαχείριση ενός στόλου;

Το 4fleet συγκεντρώνει σε μία πλατφόρμα το μητρώο οχημάτων, τις ειδοποιήσεις λήξης (ΚΤΕΟ, ασφάλιση, τέλη κυκλοφορίας), το ιστορικό συντήρησης, τα ψηφιακά έγγραφα, τα κόστη ανά όχημα, τα δελτία δρομολογίου και τη διαχείριση οδηγών — χωρίς να χρειάζεται να συνδυάσετε πολλά ξεχωριστά συστήματα.

Πώς λειτουργούν οι ειδοποιήσεις λήξης;

Για κάθε όχημα ορίζετε τις προθεσμίες ασφάλισης, ΚΤΕΟ, τελών κυκλοφορίας και service και το 4fleet εμφανίζει αυτόματα μια ειδοποίηση ΜΕΣΑ ΣΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ πριν από τη λήξη. Δεν αποστέλλεται e-mail — οι ειδοποιήσεις εμφανίζονται απευθείας στην εφαρμογή.

Μπορώ να παρακολουθώ το κόστος κάθε οχήματος;

Ναι. Το 4fleet υπολογίζει το μηνιαίο και το ετήσιο κόστος ανά όχημα, το κόστος ανά χιλιόμετρο και την κατανάλωση, ώστε να βλέπετε ακριβώς πόσο σας κοστίζει κάθε όχημα του στόλου.

Πού φυλάσσονται τα έγγραφα του οχήματος;

Η άδεια κυκλοφορίας, το ασφαλιστήριο, το πιστοποιητικό ΚΤΕΟ και τα τιμολόγια ανεβαίνουν μία φορά και αρχειοθετούνται ψηφιακά στην καρτέλα του οχήματος — πάντα διαθέσιμα, χωρίς φακέλους σε χαρτί.

Μπορώ να τηρώ μητρώο οδηγών και δελτίων δρομολογίου;

Ναι. Αναθέτετε κάθε όχημα σε οδηγό, καταχωρίζετε δελτία δρομολογίου (διαδρομή, χλμ, σκοπός) και παρακολουθείτε τα διπλώματα με ημερομηνία λήξης.