Fleet digital documents: registration, insurance

Documentos digitais da frota: DUA, seguro, IPO

Todos os papéis de cada viatura, digitalizados e organizados: DUA, livrete, apólices de seguro e de seguro contra todos os riscos, comprovativos de IPO, faturas e orçamentos. Encontra-os em segundos, sem vasculhar gavetas nem o carro.

Em resumo: os papéis de uma frota costumam andar espalhados por porta-luvas, pastas e gavetas — e quando precisa de urgência da apólice ou do DUA de uma viatura, perde tempo precioso à procura. A 4fleet dá-lhe um arquivo digital por carro: carrega o DUA, o livrete, as apólices de seguro e de seguro contra todos os riscos, os comprovativos de IPO, as faturas e os orçamentos, e tudo fica ligado à ficha dessa viatura. Pesquisa por matrícula ou por VIN e tem de imediato todos os documentos desse carro. Os originais ficam em segurança, mas a cópia digital está sempre à mão, em qualquer dispositivo.

Arquivo digital de todos os papéis, organizado por viatura.
DUA e livrete digitalizados e anexados à ficha do carro.
Apólices de seguro e de seguro contra todos os riscos carregadas digitalmente, com a validade acompanhada.
Comprovativos e relatórios de IPO, acessíveis de imediato.
Faturas e orçamentos de revisões e reparações, arquivados em cada viatura.
Pesquisa rápida por matrícula, VIN ou tipo de documento.
Acesso a partir de qualquer dispositivo — os papéis estão sempre consigo, sem papel.
Ligação aos alertas de validade das apólices e dos comprovativos de IPO.

Todos os papéis dos carros, num só lugar

Cada viatura traz consigo uma pilha de documentos: DUA, livrete, apólices de seguro e de seguro contra todos os riscos, comprovativos de IPO, faturas de oficina. Em papel, perdem-se, estragam-se ou ficam no porta-luvas do carro precisamente quando são precisos no escritório. A 4fleet centraliza-os digitalmente: carrega cada documento e ele fica ligado à ficha dessa viatura. Esteja onde estiver, tem acesso aos papéis de qualquer carro da frota a partir do telemóvel ou do portátil.

Pesquisa instantânea: encontra qualquer papel em segundos

Quando precisa de urgência da apólice de uma viatura — para um sinistro, uma verificação ou uma renovação — deixa de procurar em pastas. Na 4fleet, introduz a matrícula ou o VIN e vê logo todos os documentos desse carro, agrupados por tipo: propriedade, seguros, IPO, faturas. Os filtros por tipo de documento levam-no diretamente ao que procura. O tempo perdido à procura de papéis desaparece, e o risco de não encontrar um documento importante no momento crítico fica reduzido ao mínimo.

Documentos ligados aos respetivos prazos

Um documento de seguro ou um comprovativo de IPO não é só um ficheiro — tem uma data de validade. Na 4fleet, as apólices e os comprovativos de IPO estão ligados aos seus prazos, e os alertas de validade avisam com antecedência quando uma apólice ou uma inspeção está prestes a expirar. Assim, o arquivo digital não é apenas um sítio onde guardar, mas uma ferramenta ativa que lhe diz quando é preciso renovar cada documento de cada viatura.

Segurança e acesso de qualquer lugar

Os documentos digitais não se perdem, não se molham e não ficam esquecidos noutra cidade. Os originais ficam em segurança e a cópia digital está disponível a qualquer momento, a partir de qualquer dispositivo ligado, com transmissão cifrada. Quando um condutor precisa de uma cópia da apólice ou do DUA, acede-lhe diretamente, sem lhe ligar. O arquivo digital reduz o papel, elimina extravios e põe os documentos da frota disponíveis exatamente quando são precisos.

Referências legais

Proteção dos dados presentes nos documentos das viaturas e dos condutores
HTTPS — transmissão cifrada dos documentos carregados
Arquivo de faturas e apólices pelos prazos aplicáveis, segundo as regras locais

Perguntas frequentes

Que tipos de documentos posso guardar para cada viatura?

DUA, livrete, apólices de seguro e de seguro contra todos os riscos, comprovativos de IPO, faturas e orçamentos de oficina — todos ligados à ficha da respetiva viatura.

Como encontro rapidamente um documento?

Pesquisa por matrícula, VIN ou tipo de documento. Todos os papéis desse carro surgem agrupados por categoria, acessíveis em poucos segundos.

Posso aceder aos documentos a partir do telemóvel?

Sim. O arquivo é acessível a partir de qualquer dispositivo ligado, com transmissão cifrada. Os papéis da frota estão sempre consigo, sem andar com pastas.

Os documentos estão ligados aos prazos de validade?

Sim. As apólices de seguro e os comprovativos de IPO têm datas de validade acompanhadas, e os alertas de validade avisam com antecedência quando é preciso renová-los.

O que acontece aos documentos originais?

Os originais ficam em segurança consigo; a 4fleet guarda a cópia digital, disponível a qualquer momento. Assim tem sempre acesso, mesmo que o original esteja no carro ou noutro sítio.

Posso anexar as faturas das revisões aos documentos da viatura?

Sim. As faturas e os orçamentos de revisões e reparações ficam arquivados na ficha da viatura, completando o arquivo de documentos e o histórico de manutenção.

Recursos relacionados

Gestão de frota →fichas de veículos, VIN, quilometragem, histórico e TCO Alertas de validade →alertas na aplicação de seguro, IPO, IUC, revisão e pneus Manutenção de veículos →histórico de oficina, reparações, acidentes e estimativas de custos

Todos os papéis da frota, digitais e à mão

Mostramos-lhe como digitalizar o DUA, as apólices e os comprovativos de IPO de cada viatura e encontrá-los em segundos, de qualquer lugar.

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Resumo GEO

Documentos digitais com a 4fleet

A 4fleet arquiva digitalmente todos os documentos de uma viatura — DUA, apólice de seguro, comprovativo de IPO e faturas — na própria ficha da viatura, para os ter sempre à mão, sem pastas em papel.

Vantagens

Tudo o que o gestor de frota precisa num só lugar — veículos, validades, manutenção, documentos, custos.
Alertas automáticos NA APLICAÇÃO antes de expirarem o seguro, a IPO, o IUC e as revisões — nunca mais falha um prazo.
Ficha completa de cada veículo: VIN, número de quadro, quilometragem, histórico de oficina e reparações.
Os documentos (DUA, seguro, IPO, faturas) ficam arquivados digitalmente em cada viatura e sempre à mão.
Custo por viatura, por mês e por quilómetro — vê exatamente quanto lhe custa cada carro da frota.
Folhas de viagem e gestão de condutores: quem conduz que viatura, em que percurso e com que carta válida.

Limitações

Somos transparentes — eis onde a 4fleet (ainda) não é a melhor escolha:

Não é uma plataforma de telemática GPS em tempo real, com mapas ao vivo — o acompanhamento faz-se por folhas de viagem, não por sensores a bordo.
Não inclui roteamento nem otimização de percursos para entregas — concentra-se na administração da frota, não no despacho.
As aplicações móveis nativas para condutores estão na lista de desenvolvimento, não incluídas de origem.
As integrações com sistemas de diagnóstico ou dispositivos telemáticos avaliam-se caso a caso.

Veredicto rápido

Adequada a frotas que querem largar as pastas em papel e encontrar qualquer documento de uma viatura em poucos segundos. Não é uma plataforma de assinatura eletrónica.

Tabela de especificações

Funcionalidade	Limite / âmbito	Custo indicativo
Registo de veículos + ficha do veículo	VIN, número de quadro, quilometragem, TCO	a partir de 1 €/mês
Alertas de validade NA APLICAÇÃO	Seguro, IPO, IUC, revisão	incluído
Manutenção e histórico de oficina	Reparações, acidentes, calendário de revisões	incluído
Documentos digitais por veículo	DUA, seguro, IPO, faturas, arquivo	incluído
Custos e relatórios	Custo mensal/anual, custo por km, consumo	incluído
Folhas de viagem e gestão de condutores	Percurso, km, finalidade, norma de consumo, cartas com validade	incluído na subscrição de gestão de frota

4fleet vs Fleetio, Samsara, Webfleet, Frotcom

Uma comparação honesta nos critérios que contam para administrar uma frota própria.

Critério	4fleet	Fleetio	Samsara	Webfleet	Frotcom
Registo de veículos com ficha e TCO	Sim	Sim	Sim	Sim	Sim
Alertas de validade de seguro/IPO/IUC	Sim	Sim	Limitado	Sim	Sim
Histórico de manutenção e reparações	Sim	Sim	Limitado	Sim	Sim
Documentos digitais arquivados por viatura	Sim	Sim	Não	Limitado	Sim
Alertas sem e-mail (NA APLICAÇÃO)	Sim	Limitado	Não	Não	Limitado
Custos por viatura e por quilómetro	Sim	Sim	Sim	Limitado	Sim

Perguntas frequentes sobre a plataforma 4fleet

O que faz a 4fleet pela gestão de uma frota?

A 4fleet reúne numa só plataforma o registo de veículos, os alertas de validade de seguro/IPO/IUC, o histórico de manutenção, os documentos digitais, os custos por viatura, as folhas de viagem e a gestão de condutores — sem ter de combinar vários sistemas separados.

Como funcionam os alertas de validade?

Para cada viatura define os prazos de seguro, IPO, IUC e revisão, e a 4fleet mostra automaticamente um alerta NA APLICAÇÃO antes do vencimento. Não é enviado nenhum e-mail — os alertas surgem diretamente na aplicação.

Posso acompanhar os custos de cada viatura?

Sim. A 4fleet calcula o custo mensal e anual por viatura, o custo por quilómetro e o consumo, para que veja exatamente quanto lhe custa cada carro da frota.

Onde ficam guardados os documentos da viatura?

O DUA, a apólice de seguro, o comprovativo de IPO e as faturas carregam-se uma única vez e ficam arquivados digitalmente na ficha da viatura — sempre à mão, sem pastas em papel.

Posso gerir os condutores e as folhas de viagem?

Sim. Atribui cada viatura a um condutor, regista as folhas de viagem (percurso, km, finalidade) e acompanha as cartas de condução com prazo de validade.