A folha de viagem digital: como a usar na frota
Uma folha de viagem em papel preenche-se com dificuldade, perde-se e é transcrita todos os meses, com erros. A folha de viagem digital preenche-se na aplicação em poucos segundos e atualiza automaticamente os quilómetros da viatura. Abaixo vê como funciona e o que ganham o responsável pela frota e o condutor.
Como funciona (resposta curta)
- Abre uma nova folha de viagem na aplicação e seleciona a viatura.
- Regista o percurso (partida → destino) e o motivo da deslocação: serviço ou pessoal.
- Anota os quilómetros à partida e à chegada; o consumo de referência que a empresa definiu para a viatura dá o consumo previsto da deslocação.
- Em alternativa, gera automaticamente as folhas de um mês a partir de um percurso guardado, nos dias úteis, com os quilómetros encadeados de um dia para o outro.
- Ao guardar, os quilómetros atualizam automaticamente os quilómetros da viatura na frota.
- O responsável pela frota vê todas as deslocações centralizadas e descarrega a folha mensal para impressão, com o balanço de combustível.
Vantagens face à folha em papel
- Tempo: alguns segundos a preencher, em vez de minutos a escrever e horas de transcrição mensal.
- Sem papéis perdidos: as folhas ficam arquivadas digitalmente por viatura e por condutor.
- Quilómetros corretos: deixam de surgir diferenças entre a folha e o conta-quilómetros real.
- Separação dos quilómetros de serviço dos pessoais, útil para justificar despesas.
- Dados ligados ao consumo: os quilómetros da folha alimentam o relatório de combustível.
Tabela: folha em papel vs. folha digital
Folha de viagem em papel vs. folha de viagem digital
| Critério | Papel | Folha digital |
|---|---|---|
| Tempo de preenchimento | Minutos, mais transcrição mensal | Alguns segundos, a partir do telemóvel |
| Atualização dos quilómetros | Manual, com erros | Automática ao guardar |
| Arquivo | Pastas de papel, que se perdem | Digital, por viatura e por condutor |
Exemplo real
Exemplo: uma empresa com 8 viaturas e 6 condutores recolhia todos os meses folhas de viagem em papel para a contabilidade, com 2 a 3 horas de transcrição e erros frequentes nos quilómetros. Depois de passar à folha de viagem digital, cada condutor regista o percurso no telemóvel à chegada e os quilómetros de cada viatura atualizam-se sozinhos. O responsável pela frota tem todas as deslocações centralizadas, sem transcrição e sem papéis perdidos. Poupança mensal: cerca de 3 horas.
Como a 4fleet ajuda
- Módulo de folhas de viagem digitais: o condutor regista na aplicação o percurso, os quilómetros e o motivo.
- Os quilómetros da folha atualizam automaticamente os quilómetros da viatura e o relatório de consumos.
- Arquivo digital por viatura e por condutor, com as deslocações de serviço separadas das pessoais.