Den digitala körjournalen: så använder du den i flottan
En körjournal på papper är besvärlig att fylla i, kommer bort och skrivs av varje månad med fel som följd. Den digitala körjournalen fylls i på några sekunder i appen och uppdaterar automatiskt fordonets mätarställning. Nedan ser du hur den fungerar och vad både flottansvarig och föraren vinner på den.
Så fungerar den (kort svar)
- Du öppnar en ny körjournal i appen och väljer fordon.
- Du anger sträckan (start → mål) och syftet med resan: tjänst eller privat.
- Du antecknar mätarställningen vid start och framme; den förbrukningsnorm som företaget angett för fordonet ger resans förväntade förbrukning.
- Alternativt skapar du automatiskt en månads journaler utifrån en sparad sträcka, för arbetsdagarna, med mätarställningen löpande från dag till dag.
- När du sparar uppdaterar kilometerna automatiskt mätarställningen för fordonet i flottan.
- Flottansvarig ser alla resor samlade och laddar ned den utskrivbara månadsjournalen, med bränslebalansen.
Fördelar jämfört med journal på papper
- Tid: några sekunder att fylla i, i stället för minuter av skrivande och timmar av avskrivning varje månad.
- Inga borttappade papper: journalerna arkiveras digitalt per fordon och per förare.
- Rätt mätarställning: skillnader mellan journalen och den verkliga mätaren uppstår inte längre.
- Tjänstekilometer hålls isär från privata, vilket underlättar när kostnader ska redovisas.
- Uppgifterna hänger ihop med förbrukningen: kilometrarna i journalen matar bränslerapporten.
Tabell: journal på papper eller digital journal
Körjournal på papper jämfört med digital körjournal
| Kriterium | Papper | Digital journal |
|---|---|---|
| Tid för ifyllnad | Minuter, plus avskrivning varje månad | Några sekunder, från mobilen |
| Uppdatering av mätarställning | Manuell, med fel | Automatisk när journalen sparas |
| Arkivering | Pärmar med papper som kommer bort | Digitalt, per fordon och förare |
Ett exempel ur verkligheten
Exempel: ett företag med 8 fordon och 6 förare samlade in körjournaler på papper varje månad till bokföringen, med 2–3 timmars avskrivning och täta fel i mätarställningen. Efter bytet till digital körjournal anger varje förare resan från mobilen när den kommer fram, och varje fordons mätarställning uppdateras av sig själv. Flottansvarig har alla resor samlade, utan avskrivning och utan borttappade papper. Besparing per månad: cirka 3 timmar.
Så hjälper 4fleet dig
- Modul för digitala körjournaler: föraren anger sträcka, kilometer och syfte i appen.
- Kilometrarna i journalen uppdaterar automatiskt fordonets mätarställning och förbrukningsrapporten.
- Digitalt arkiv per fordon och per förare, där tjänsteresor hålls isär från privata.