Powiadomienia o terminach: jak nie przegapić żadnego terminu we flocie
Najdroższy błąd w zarządzaniu flotą to przegapiony termin: wygasłe OC, przeterminowane badanie techniczne albo zapomniany serwis. Powiadomienia o terminach w aplikacji rozwiązują to automatycznie: śledzą wszystkie terminy każdego pojazdu i ostrzegają z wyprzedzeniem. Poniżej zobaczysz, jak to działa i jakie terminy obejmuje.
Najważniejsze terminy (krótka odpowiedź)
- OC: obowiązkowe ubezpieczenie — za jego brak Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny (UFG) nalicza karę.
- Badanie techniczne w SKP: okresowe badanie pojazdu — przeterminowane grozi kłopotami z dopuszczeniem auta do ruchu.
- Opłaty drogowe: dla pojazdów powyżej 3,5 t przejazdy po płatnych drogach rozlicza się w systemie e-TOLL.
- Przegląd serwisowy: co określoną liczbę kilometrów lub miesięcy — jego pominięcie może skończyć się sporem o gwarancję.
- Opony sezonowe i raty leasingu lub ubezpieczenia AC: terminy, których zapomnienie bywa kosztowne.
Dlaczego przypomnienia w aplikacji biją kalendarz osobisty
- Pilnują wszystkich pojazdów naraz — przy 10 i więcej autach kalendarz osobisty przestaje być czytelny.
- Kilka progów dla każdego terminu (30/7/1 dni) — jeśli przegapisz pierwsze przypomnienie, pojawią się kolejne.
- Przypomnienia są powiązane z pojazdem, więc wiesz dokładnie, które auto i który dokument tracą ważność.
- Po odnowieniu aktualizujesz datę raz, a przypomnienie przechodzi na kolejny termin.
Tabela: terminy, próg przypomnienia i ryzyko
Terminy we flocie i zalecane progi przypomnień
| Termin | Zalecany próg przypomnienia | Ryzyko po przekroczeniu |
|---|---|---|
| OC | 30 i 7 dni | Kara naliczana przez UFG, szkody bez ochrony |
| Badanie techniczne w SKP | 30 i 7 dni | Sankcje, problem z dopuszczeniem pojazdu do ruchu |
| Opłaty drogowe (e-TOLL) | 7 i 1 dzień | Ryzyko sankcji za przejazd bez opłaty |
| Przegląd serwisowy | Przy 500 km lub 14 dniach | Spór o gwarancję, szybsze zużycie |
Przykład z praktyki
Przykład: firma z 12 pojazdami pilnowała terminów w pliku Excela. Jedno OC wygasło niezauważone i na dodatek auto zostało zatrzymane w ruchu — kłopoty i dzień przestoju. Po włączeniu powiadomień o terminach w aplikacji, z przypomnieniami na 30 i 7 dni dla wszystkich 12 pojazdów, osoba zarządzająca flotą odnawia dokumenty zawsze na czas. Zero przegapionych terminów w ciągu 6 miesięcy.
Częste błędy z terminami
- Trzymasz terminy w Excelu — przy 10 i więcej pojazdach któraś data w końcu ucieknie.
- Ustawiasz jedno przypomnienie dokładnie na dzień terminu — jeśli je przegapisz, nie masz drugiej szansy.
- Nie aktualizujesz daty po odnowieniu — przypomnienie zostaje przy starym terminie.
Jak pomaga 4fleet
- Powiadomienia o terminach w aplikacji dla OC, badania technicznego, przeglądu serwisowego, opon sezonowych i rat leasingu lub AC.
- Kilka progów dla każdego terminu (30/7/1 dni) — dostajesz kilka ostrzeżeń, a nie jedno.
- Jeden kalendarz całej floty: od razu widzisz, który pojazd ma najbliższy termin.