Cyfrowa karta drogowa: jak używać jej we flocie
Papierową kartę drogową trudno wypełniać, łatwo ją zgubić, a co miesiąc trzeba ją przepisywać, co kończy się błędami. Cyfrową kartę drogową wypełnia się w aplikacji w kilka sekund, a przebieg pojazdu aktualizuje się automatycznie. Poniżej zobaczysz, jak to działa i co zyskują osoba zarządzająca flotą oraz kierowca.
Jak to działa (krótka odpowiedź)
- Otwierasz w aplikacji nową kartę drogową i wybierasz pojazd.
- Wpisujesz trasę (start → cel) i cel wyjazdu: służbowy lub prywatny.
- Podajesz stan licznika przy wyjeździe i przy powrocie; ustalona przez firmę norma zużycia paliwa dla pojazdu pozwala porównać zużycie planowane z rzeczywistym.
- Możesz też wygenerować karty na cały miesiąc z zapisanej trasy, na dni robocze, z przebiegiem łączonym z dnia na dzień.
- Po zapisaniu przejechane kilometry automatycznie aktualizują przebieg pojazdu we flocie.
- Osoba zarządzająca flotą widzi wszystkie wyjazdy w jednym miejscu i pobiera miesięczną kartę do wydruku, z bilansem paliwa.
Zalety w porównaniu z kartą papierową
- Czas: kilka sekund wypełniania zamiast minut pisania i godzin miesięcznego przepisywania.
- Żadnych zgubionych kartek: karty są archiwizowane cyfrowo przy pojeździe i przy kierowcy.
- Poprawny przebieg: znikają różnice między kartą a rzeczywistym licznikiem.
- Rozdzielenie kilometrów służbowych od prywatnych, co pomaga uzasadnić wydatki.
- Dane powiązane ze zużyciem paliwa: kilometry z karty zasilają raport paliwowy.
Tabela: karta papierowa a karta cyfrowa
Papierowa karta drogowa a cyfrowa karta drogowa
| Kryterium | Papier | Karta cyfrowa |
|---|---|---|
| Czas wypełniania | Minuty, plus miesięczne przepisywanie | Kilka sekund, z telefonu |
| Aktualizacja przebiegu | Ręczna, z błędami | Automatyczna po zapisaniu |
| Archiwizacja | Segregatory, które się gubią | Cyfrowa, przy pojeździe i kierowcy |
Przykład z praktyki
Przykład: firma z 8 pojazdami i 6 kierowcami co miesiąc zbierała papierowe karty drogowe dla księgowości, co oznaczało 2–3 godziny przepisywania i częste błędy w przebiegu. Po przejściu na cyfrową kartę drogową każdy kierowca wpisuje trasę z telefonu po dotarciu na miejsce, a przebieg pojazdu aktualizuje się sam. Osoba zarządzająca flotą ma wszystkie wyjazdy w jednym miejscu, bez przepisywania i bez zgubionych kartek. Miesięczna oszczędność: około 3 godzin.
Jak pomaga 4fleet
- Moduł cyfrowych kart drogowych: kierowca wpisuje w aplikacji trasę, kilometry i cel.
- Kilometry z karty automatycznie aktualizują przebieg pojazdu i raport zużycia paliwa.
- Cyfrowe archiwum przy pojeździe i przy kierowcy, z rozdzieleniem wyjazdów służbowych od prywatnych.