Дигиталният пътен лист: как да го използвате в автопарка
Хартиеният пътен лист се попълва трудно, губи се и всеки месец се пренаписва с грешки. Дигиталният пътен лист се попълва от приложението за няколко секунди и автоматично обновява километража на автомобила. По-долу е показано как работи и какво печелят както отговорникът за автопарка, така и шофьорът.
Как работи (кратък отговор)
- Отваряте нов пътен лист от приложението и избирате автомобила.
- Записвате маршрута (тръгване → местоназначение) и целта на пътуването: служебно или лично.
- Отбелязвате километража при тръгване и при пристигане; зададената от фирмата норма на разход за автомобила дава нормирания разход за пътуването.
- Като алтернатива генерирате автоматично листовете за цял месец от запазен маршрут, за работните дни, като километражът се надгражда от ден на ден.
- При запис километрите автоматично обновяват километража на автомобила от автопарка.
- Отговорникът за автопарка вижда всички пътувания на едно място и изтегля месечния лист за печат, с баланса на горивото.
Предимства пред хартиения пътен лист
- Време: няколко секунди за попълване вместо минути писане и часове месечно преписване.
- Без изгубени документи: листовете се архивират дигитално по автомобил и по шофьор.
- Точен километраж: няма разминавания между листа и реалния километраж на таблото.
- Разграничаване на служебните от личните километри, полезно при обосноваване на разходите.
- Данни, свързани с разхода: километрите от листа захранват отчета за гориво.
Таблица: хартиен или дигитален пътен лист
Хартиен пътен лист или дигитален пътен лист
| Критерий | Хартия | Дигитален лист |
|---|---|---|
| Време за попълване | Минути, плюс месечно преписване | Няколко секунди, от телефона |
| Обновяване на километража | Ръчно, с грешки | Автоматично при запис |
| Архивиране | Папки с хартия, които се губят | Дигитално, по автомобил и шофьор |
Реален пример
Пример: фирма с 8 автомобила и 6 шофьори събираше всеки месец хартиени пътни листове за счетоводството, с 2–3 часа преписване и чести грешки в километража. След преминаването към дигиталния пътен лист всеки шофьор записва пътуването от телефона си при пристигане, а километражът на всеки автомобил се обновява сам. Отговорникът за автопарка има всички пътувания на едно място, без преписване и без изгубени документи. Месечна икономия: около 3 часа.
Как ви помага 4fleet
- Модул за дигитални пътни листове: шофьорът записва от приложението маршрута, километрите и целта.
- Километрите от листа автоматично обновяват километража на автомобила и отчета за разхода.
- Дигитален архив по автомобил и по шофьор, с разграничаване на служебните пътувания от личните.