La feuille de route numérique : comment l'utiliser dans votre flotte
Une feuille de route papier se remplit mal, se perd et se recopie chaque mois avec des erreurs. La feuille de route numérique se remplit depuis l'application en quelques secondes et met automatiquement à jour le kilométrage du véhicule. Voici comment elle fonctionne et ce qu'y gagnent le responsable de flotte comme le conducteur.
Comment ça fonctionne (réponse courte)
- Vous ouvrez une nouvelle feuille de route dans l'application et sélectionnez le véhicule.
- Vous enregistrez le trajet (départ → destination) et le motif du déplacement : professionnel ou personnel.
- Vous notez le kilométrage au départ et à l'arrivée ; la consommation de référence définie par l'entreprise pour le véhicule donne la consommation attendue du déplacement.
- Vous pouvez aussi générer automatiquement les feuilles d'un mois à partir d'un trajet enregistré, sur les jours ouvrés, avec un kilométrage qui s'enchaîne d'un jour à l'autre.
- À l'enregistrement, les kilomètres mettent automatiquement à jour le kilométrage du véhicule dans la flotte.
- Le responsable de flotte voit tous les déplacements centralisés et télécharge la feuille mensuelle imprimable, avec le bilan de carburant.
Les avantages par rapport à la feuille papier
- Temps : quelques secondes à remplir, contre des minutes d'écriture et des heures de recopie mensuelle.
- Plus de papiers perdus : les feuilles sont archivées numériquement par véhicule et par conducteur.
- Kilométrage fiable : fini les écarts entre la feuille et le compteur réel.
- Séparation des kilomètres professionnels et personnels, utile pour justifier les dépenses.
- Données reliées à la consommation : les kilomètres de la feuille alimentent le rapport de carburant.
Tableau : feuille papier ou feuille numérique
Feuille de route papier ou feuille de route numérique
| Critère | Papier | Feuille numérique |
|---|---|---|
| Temps de saisie | Des minutes, plus la recopie mensuelle | Quelques secondes, depuis le téléphone |
| Mise à jour du kilométrage | Manuelle, avec des erreurs | Automatique à l'enregistrement |
| Archivage | Classeurs papier, qui se perdent | Numérique, par véhicule et par conducteur |
Exemple concret
Exemple : une entreprise de 8 véhicules et 6 conducteurs récupérait chaque mois des feuilles de route papier pour la comptabilité, avec 2 à 3 heures de recopie et de fréquentes erreurs de kilométrage. Depuis la feuille de route numérique, chaque conducteur enregistre son trajet depuis son téléphone à l'arrivée, et le kilométrage de chaque véhicule se met à jour tout seul. Le responsable de flotte dispose de tous les déplacements centralisés, sans recopie ni papier égaré. Gain mensuel : environ 3 heures.
Ce que 4fleet vous apporte
- Module de feuilles de route numériques : le conducteur saisit depuis l'application le trajet, les kilomètres et le motif.
- Les kilomètres de la feuille mettent automatiquement à jour le kilométrage du véhicule et le rapport de consommation.
- Archive numérique par véhicule et par conducteur, avec séparation des déplacements professionnels et personnels.